Planning verbeteren
De personeelsplanning moet passen bij de productieplanning. Zowel in aantallen als in vaardigheden van werknemers; kwantitatief en kwalitatief dus. Bij onzorgvuldige planning kan ongewenste piekbelasting en hoge werkdruk ontstaan.
Effecten
Een goede planning zorgt voor een gezonde werkdruk en gezond bedrijfsbeheer.
Aanpak
• Breng als eerste stap de productieplanning in kaart. In hoeverre is deze stabiel? Hoe meer fluctuatie, bijvoorbeeld per dag van de week of per seizoen in het jaar, hoe meer flexibiliteit je in het personeelsbestand zult wensen.
• Een goede manier om overzicht te krijgen in de kwalitatieve flexibiliteit van het personeel is een flexmatrix. Hierbij zet je de medewerkers in rijen onder elkaar, en in de kolommen de uit te voeren taken. Met kleuren of symbolen kun je aangeven of medewerkers de taken al kunnen uitvoeren, ervoor in opleiding zijn of anderszins.
• Kwantitatieve flexibiliteit van medewerkers kun je bijvoorbeeld bereiken via uitzendkrachten, overwerk van vaste medewerkers, min-maxcontracten en door met een jaarurensystematiek te werken. Met een jaarurensystematiek zijn er makkelijker variaties in werktijd in bepaalde seizoenen mogelijk.
• Analyseer of aanvangs- en eindtijden van diensten handig gekozen zijn. Soms kan het eerder laten beginnen of langer laten doorwerken van enkele personen handig zijn voor het proces. Of kan het toevoegen van een 4 uurs-dienst op enkele avonden uitkomst bieden.
• Zorg ervoor dat er geleerd wordt van verschillen tussen planning en realisatie. Houd verschillen bij en zorg voor regelmatig contact tussen planners en medewerkers en voorlieden op de werkvloer.
• Soms wordt de planning beïnvloed door externe factoren waar geen of beperkte invloed op is (bijvoorbeeld een leverancier die te laat levert). Communiceer hierover naar de medewerkers. Begrip voor zo'n situatie is soms de helft van de acceptatie van de ontstane werkdruk.
Meer info
Kijk ook eens bij Gezond roosteren.
Voorbeeld(en)
Voorbeeld: Flexibel plannen met planningssoftware
'Bij ons is er een geautomatiseerd planningsprogramma, waarmee de productieplanning aan de personeelsplanning in één systeem zitten. Elke vestiging werkt zelfstandig met het programma. De planning is zo vlakbij de productie en medewerkers en is heel overzichtelijk. We kunnen zo ook veel makkelijker inspelen op vragen van klanten'.
